企业办公自动化系统方案设计

1 引言
    在信息技术迅速发展的今天，获取、处理和利用大量现代信息已成为人类社会信息处理的最紧迫任务。一个国家的经济现代化必须依赖于管理的现代化和决策的科学化。这就使办公系统自动化成为当前人类工作、生活的热门话题。办公自动化系统是一门综合多种技术的新型学科，其技术基础主要是计算机技术、通信技术和其他综合技术。

2 系统总体方案设计圆
2．1 系统设计原则
    办公自动化系统是一项重要的系统工程，其设计的合理性对日常的维护和未来发展起着极为重要的作用。办公自动化系统总体设计原则的确定，不仅要考虑近期目标，还要为系统的进一步发展和扩充留有余地。设计中需要考虑各阶段的情况，适应长远发展。统一规划设计。该系统应具有良好的开放性，这种开放性靠标准化实现，系统建设基于标准的TCP／IP、HTML、 SOAP等协议实现。办公自动化系统总体设计原则：
    (1)开放原则采用开放标准、采用开放技术、采用开放结构、采用开放系统组件。
    (2)实用原则实用有效是最主要的设计目标，设计结果能满足需求并且行之有效。
    (3)可靠原则设计稳定可靠，具有高MTBF(平均无故障时间)和低MTBR(平均无故障率)，提供容错设计，支持故障检测和恢复，可管理性强。
    (4)安全原则安全措施有效可信，能够在多个层次上实现安全控制。
    (5)可维护性采用面向对象的组件模式，此技术的应用可提高系统的可维护性。
    (6)先进原则设计思想先进、软硬件设备先进、网络结构先进、开发工具先进。
    (7)灵活原则系统配置灵活，能够适应应用和技术发展需要。
    (8)可扩展性能够在规模和性能两个方向上扩展，扩展后的性能有大幅度提高。
2．2 系统拓扑结构
    办公自动化系统的开发是基于先进的软件工程实现，具有十分强大的智能办公平台建设功能。图1为系统拓扑结构。

2．3 系统功能模块设计
    办公自动化系统具有协同工作、公文管理、知识资源库、生产流程可视化监测、项目管理、综合查询、电子公告、讨论区、日程管理、会议管理、计划管理、网上调查、短信、电子邮件、系统管理等功能模块，如图2所示。

2．4 系统功能特点
    (1)采用国际标准 系统采用目前业界标准的TCP／IP通讯协议。服务器采用标准的HTML超文本协议，数据库服务器采用数据库通讯协议及标准的SQL数据库操作命令。系统可与其他任何系统连接。实现信息的共享处理。
    (2)标准B／S应用系统系统采用标准的Intemet应用开发技术，真正实现客户端零维护技术，使用浏览器即可进入系统进行操作。
    (3)大型商用数据库技术 系统采用大型商用数据库技术实现，所有信息全部保存在服务器端大型数据库。与其他采用免费数据库的软件系统相比，该系统具有极高的安全可靠性，可实现高速数据查询与处理。
    (4)高强度加密 系统采用可靠的128位MD5加密技术处理。具有极高的安全性，非授权用户不可能进行非法操作。普通软件采用用户名与密码对比技术来实现用户认证，稍熟悉计算机的用户通过互联网上广泛流传的一些黑客工具，可轻松地破解会员账号及管理员密码。
    (5)无缝OFFICE集成 系统应实现对MS OFFICE文档的无缝集成，使用户完全在浏览器上对文档进行编辑，操作方式同单独使用MS OFFICE软件一样，实现文档修改留痕、批注及读、写控制。系统应支持WORD、EXCEL文档、EXCEL图表、POWERPOINT、 PROJECT项目、VISIO画图等OFFICE文档格式及WPS文档、WPS表格两种WPS文档格式。
    (6)手写签名 系统支持手写签名功能，支持市场常见的各种手写笔、手写板及鼠标。
    (7)灵活的工作流 系统工作流可灵活定制，可顺序审批、并行会签、混和审批。在审批过程中，具有权限的用户可根据需要对工作流进行跳转、修改以及工作流业务的重定位、委托和移交。
    (8)数据安全系统具有防复制功能，可将重要的文档设置为防复制属性。只能在系统中查看，不能进行任何复制操作(复制／粘贴、或打印)，保护企业的知识产权。
    (9)远程办公系统支持远程办公功能，客户机可通过Internet或远程拔号进入办公自动化系统，经过身份确认后，实现系统所有功能。
    (10)通用邮件支持 系统可与任何标准的电子邮件系统集成到一起。与其他邮件系统进行无缝连接。
    (11)通讯扩展系统具有良好的通讯支持功能，支持RTX实时通讯及手机短信系统。
    (12)关系数据库支持 系统与Oracle、Sybase、MS SQLServer、DBF等关系数据库系统实现无缝集成。解决与ERP等系统的数据集成与共享问题。

3 系统功能
3．1 协同工作
    协同工作用于处理与审批日常办公业务相关的各种文档，支持常见各种OFFICE文档格式。协同工作支持统一定制文档模板及客户端定制个人文档的功能，可将常用的各种文档格式定制为模板，在起草文档时只需引用模板进行修改即可。协同工作中的文档可备份到知识资源库模块中永久保存。
    (1)草稿／新建事项用于新建文档，保存文档草稿，可引用文档模板、设置审批流程、备份文件夹、接收人、接收部门、重要程度等信息，并可为文档增加附件。起草的文档保存为草稿，可随时更新修改。
    (2)发送事项 用于将审批完成的文档资料发送到相应部门及相应人，如果文档设置为自动发送状态，则文档审批完成后可自动发送给相关部门及相关人。
    (3)待办事项列出登录用户所有需要审批的协同文档，用户可打开文档进行相应审批操作，并对文档进行添加审批意见、审批通过、返回上一级、返回流程首等审批操作，具有权限的用户可直接修改文档及审批流程。
    (4)已办事项列出用户审批过的所有文档。可及时追踪查看文档的审批及发送情况，可发送文档督办单。
    (5)流程定制可设置审批流程，流程可进行顺序审批、并设置行会签或混合方式。可设置审批流程中的文档修改、文档复制、流程修改的权限。
    (6)流程查看 文档在审批过程中可用图形方式查看流程，具有权限的用户可修改流程。
    (7)个人模板用户在协同工作中可创建个人模板，个人模板可设置使用人、使用部门、使用角色，有权限的用户可使用创建好的个人模板。个人模板支持常见的8种OFFICE文档格式。
    (8)回收站协同工作中的文档具有回收站功能，文档删除后会先放入回收站，回收站中的文档可恢复，保证用户重要文档不被误删除。
3．2 公文管理
    公文管理专用于红头文件的审批与管理，公文管理权限应赋于相应的使用部门及人员，普通用户不能进行操作；公文管理系统的操作方式与协同工作相同，公文管理模块不支持用户创建个人模板，必须使用企业规定好的正规公文格式。公文及协同工作支持修改留痕、手写签名及全屏批注；支持常见的6种OFFICE文档及2种WPS文档，支持国产办公软件，支持全面的数据防拷贝功能，可根据需要将重要文档设置为防复制属性，杜绝非法拷贝现象，保护企业的知识产权。
3．3 知识资源库
    系统提供功能强大的知识资源库，每个用户可创建自己的目录树，对文档分类管理。文档全部保存于服务器的数据库，用户可在任何地方打开、处理自己的文档。知识资源库中包含：我的文挡、单位文档、项目文档、他人文档、我的收件箱、收件箱规则、综合查询等模块。
3．4 电子公告、讨论区和网上调查
    电子公告用于发布企业各种正规的通知、通告，具有权限的用户可发布电子公告，普通用户可随时上网查询公告：企业论坛主要是为专家、工程技术人员提供一个网上技术交流、技术咨询、命题论证、思想交流等相互切磋的环境。管理人员可在线编制网上调查表，普通用户可在网上填写并提交调查表。
3．5 日程和会议管理
    日程管理用于管理用户的日程安排，可对日程安排设置提醒功能，用户登录后，会自动根据日程设置自动提醒用户。会议管理用于创建会议计划。可将会议计划发送到参会部门与参会人，系统可按照设置对参会人员进行相应提醒。
3．6 常用工具、个人设置和基础设置
    常用工具包含：员工通讯录、年历、计算器、个人名片、短信服务、电子邮件、精彩频道。个人设置包括：修改密码、代理人员设置、信息转移设置、邮件设置。基础设置包含系统设置、组织机构人员设置、职务级别设置、角色信息维护、角色权限没置等模块。
3．7 后台管理首页面
    管理员登录后，可进入后台管理页面，进行系统管理工作。后台首页面具有如下功能：
    (1)基础设置用于管理组织机构、人员、角色、权限等；
    (2)应用设置用于集中设置协同模板、公文模板、讨论区、公共资源、精彩频道等；
    (3)其他设置用于设置手机短信、邮件系统、实时通讯RTX、系统运行日志查看等。
3．8 应用及其他设置
    应用设置包含公文模板格式设置、协同模板格式设置、讨论区设置、公共资源设置、审批意见设置、精彩频道设置、调查问卷设计等模块。其他设置中包含短信通知设置、邮件系统设置、即时通讯RTX设置、系统运行日志等模块。

4 系统开发技术
4．1 开发工具
    系统可采用目前最先进的开发工具Microsoft Visual Studio．Net 200X实现。Microsoft Visual Studio．Net 200X是一套完整的开发工具，用于生成桌面和基于团队的企业级Web应用程序。除了生成高性能的桌面应用程序外，还可使用Visual Studio．Net 200X基于组件的强大开发工具和其他技术，简化基于团队的企业级解决方案的设计、开发和部署。Visual Studio．Net 200X采用编译执行的方式，可避免软件源代码泄露，大大提高系统运行速度。
4．2 开发规范
    应采用精简的CMMI3规范，将软件的开发分为需求开发、技术预研、系统设计、实现与测试、系统测试、客户验收、服务与维护等几个阶段，可形成开发文档二十多种，开发模式以线性为主、以并行迭代为辅。严谨的开发模式可为以后的系统升级、维护、归档提供最佳资料。软件程序设计流程如图3所示。

5 结束语
    该设计系统可满足在网络环境下的管理、制度执行、文件传达、信息沟通和信息发布。该系统是信息在组织内的部门间、单位间、团队内外、人员之间流转的平台，是组织内人员之间沟通、请示、汇报、审批的平台，是组织计划管理、监督执行、协调事务的平台；是知识管理的集中共享和管理平台。该系统不仅可传递组织价值、培养组织文化、推广和复制组织制度、方法，是组织整合信息孤岛，提升办公能力和执行能力的有效信息化工具和平台。