医院档案计算机管理应用初探

几十年来，我国医院的档案管理基本上是属于传 统的、封闭的、内向的管理模式。近年来，虽然已有相 当数量的医院引进计算机应用于档案管理，但是这种 应用尚停留于单一的、浅层的、初级的状态和水平。

一、医院实行档案管理计算机化的有利条件 医院机关管理工作是医院档案室工作的基础，是档案室管理的重要组成部分。机关首先实现计算机管理档案，可为档案室实现计算机管理档案打下 坚实的基础。现代化建设、市场经济的发展，需要医 院机关快速、及时、准确地提供翔实、丰富的档案信 息，这为机关实现计算机管理档案创造良好的外部环 境和机遇。社会发展的需要，办公自动化程度的不断 提高，加快了机关工作的质量和工作效率。机关档案 数量少，年限短，时效性强，实用性大，可随时分类标 引、着录、输入，为实现计算机管理创造了有利条件。 只要领导重视，现代化意识强，配备计算机设备只是 举手之劳。目前，医院实行目标管理，就是要在档案管理上有长远的奋斗目标和近期目标，并且要有具体的内 容，详细的计划以及落实的措施。医院实行全面质量 管理，就是要对档案管理的现状做到心中有数，逐步 实现档案管理规范化、标准化，为医院实现计算机管 理创造有利条件。

二、计算机运用于档案管理的优点:

 1、利用计算机管理档案不但能帮助档案人员检 索、统计，而且还可以帮助档案人员整理、组卷、编制 各种目录，其速度与效果是人工无法相比的。

 2、进行计算机检索主题词时，档案人员或利用者 不需要把查找的文件转换为按类目系统编制的代码， 只要将查找的文件的有关主题词进行组配输入计算 机，就很快能得出结果。由于我们大多数室藏档案是按问题立卷的，所以在主题检索时，再设职能部门名称加以限制，这样，检索速度将大大提高。

3、档案借阅实行计算机管理，查找方便灵活，直 观性强。系统采用菜单形式，利用者把借阅单位、借 阅人和档案号输入计算机，灵活组配输入，可以即刻 得到结果。当借阅的档案到期没有归还，也无需档案 人员逐页核对和填写催还单，只要通过计算机便可打 印出催还单，节省了利用者和管理人员的时间，方便 了管理，提高了检准率。对于不太熟悉计算机检索表 达式或档案分类法的利用者来说，计算机检索是比较 容易接受的。

三、应将标准化纳入计算机管理档案:

 1、重视法规建设，确立计算机管理档案的法律效 用。实行计算机管理档案的法律效力是否被承认，是管理档案的前提。我们之所以要对文件进行诸如收 集、整理、分类、归档等管理，就是以备后人查考利用。 然而，它们可以被查考利用的前提则必须是这些文件 具备法律效力，即放在法律程序范围内可以作为接受 的证据材料。如果文件的法律效力得不到承认，自然我们对档案实行计算机管理也就失去了意义。我认为，确认和保证文件信息的原始性，可以通过法律的途径来解决，应尽快加强有关的法律法规建设。

2、档案管理人员应具备必要的计算机软硬件和外语应用能力。档案管理人员应该具备相应的档案 管理基础知识，不懂档案管理的基础知识就无法理解 计算机管理档案长期保存的必要性和重要性，就不可 能采取一切必要的技术和措施管理与保存好电子档 案，最终使真实记录遭受损失。而不懂计算机软硬件 技术就无法对文件形成归档及归档后形成的档案进 行有效管理，无法达到长期保存和开发利用档案的目 的。具有必要的外语应用能力，不但能直接从国外刊物或其他信息渠道获取计算机档案管理的前沿技术 信息，而且还可促进档案管理人员更好地掌握计算机 软硬件技术。这三个方面（基础知识、软硬件技术、外 语应用能力）条件并重，才能成为新型的档案管理复 合型人才。

3、加强档案业务规范建设。档案部门应加强基础 标准工作和标准的配套工作，使标准系列化，为实施、推 广计算机管理创造条件。档案的基础工作标准，包括案 卷质量标准、归档要求标准、全宗划分标准、归类要求标 准等，只有使档案从立卷到归档等一系列工作有序可 循，才能保证标准化工作的顺利进行。因此，医院档案 人员应当严格依照国家标准，根据本单位具体情况制定 标准实施细则。同时，应积极组织实施标准和开展对标 准的监督，确保档案基础工作标准化落到实处。

4、加强档案计算机管理的前处理工作，切实保证 数据工程建设的顺利开展。

5、积极组织宣传标准化工作，提高人们对标准化 的认识程度，增强档案管理人员的标准化意识，同时加 强档案管理人员的培训工作，提高档案管理人员素质。