图书馆计算机管理系统应用思考

摘 　要 　

现代化的图书馆管理集成系统的目的不仅仅是为了摆脱繁重的手工劳动 ,更重要的是从总体上认 识到图书馆管理集成系统是图书馆走向现代化的基础 。本文就图书馆自动化中计算机管理集成系统在实际 中的应用进行探讨 。

随着人类步入知识经济时代 , 图书馆作为最大的信息集散源 ,其现代化 、自动化水平对整个社会信息化起着巨大的推动作用 。自动化和现代化是新世纪图书馆事业发展的两条根本出路 , 而确保这两条 根本出路畅通无阻的基本条件就是计算机技术在图 书馆中的广泛应用 。计算机在图书馆中的应用大体上可划分为两个 大的领域 :一是应用于图书馆内部业务管理 ;二是对 外为读者提供快捷 、方便的信息检索 。图书馆计算 机管理系统的建立逐步对传统图书馆管理方式进行全面改造 。图书馆计算机管理系统必须根据图书馆基本的业务活动和实际的需要来设计 , 而不是单独 强调管理系统本身的先进性 ,否则有可能带来的是 高投入与实际应用的不对称。必须考虑到一段时间内与实际情况结合的应用价值 ,此处的“一段时间 ” 本人认为以未来的 5 - 8 年的时间为合适 。计算机管理系统与实际结合为图书馆提供综合全面服务 , 这是建立图书馆计算机管理系统的基本原则 。分析与确定图书馆计算机管理系统的目标 , 是整个系统定义阶段的基础。计算机用来辅助图书馆业务工作管理是为了更好地提高图书馆的工作效率 和服务质量 ,深化其服务层次与水平 。图书馆计算 机管理系统的功能目标是指在设计系统时应达到的各种指标 ,以及系统运行后所能达到的效果与目的 。因此 ,一个设计合理 、功能完善 、运行可靠的图书馆计算机管理系统 ,从目前的发展趋势来看应达到如 下具体目标 :

1 　替代与扩充

传统图书馆全部手工业务管理工作的内容替 代 ,是指图书馆的文献收集 、整理加工以及服务等业 务工作 ,包括图书采集 、登记 、编目 、书刊采购查重 、 期刊划到和催缺、流通及连续出版物管理等实际工 作 、手工难以完成的工作 ,均能由计算机来实现自动 化管理与控制 。网络环境下图书馆摆脱了传统文献 处理限制 ,在信息的采集 、加工 、组织 、服务等方面 , 通过网络以新的方式建立辐射型的开放服务系统 , 不仅为本地区读者服务 , 也为其他地区社会用户服情报职能 、服务职能等 , 得以进一步的增强和深化 。 传统图书馆以本馆为主 ,服务范围仅仅局限于图书馆这个特定的场所之内 。而在信息化 、数字化、网络化的冲击下 ,图书馆开始向开放性和社会化方向发展 ,实现在更大范围内资源共享 。网络环境下 ,读者 查阅 、检索 、借阅文献的范围不再局限于本馆 , 而是

包括了国内外许多图书馆的文献资源 , 这样可以实 现真正意义上的网络化信息资源共享 。在网络环境 下的图书馆才真正具有了资源共享的条件 。任何地 方的图书馆借助于计算机网络技术 , 就可以打破地域和机构限制 ,跨越时间和空间的限制 ,通过加入共享协议使自己的数字化资源成为庞大的数字图书馆 体系中的组成部分 ,不仅最大限度地为本馆读者提 供服务 ,而且可同时为其他图书馆的读者提供服务 。任何一个图书馆因受经济和信息量的制约 , 都不可 能收集齐全读者所需的所有文献信息 , 要想满足读 者的最大需求 ,应加强网络环境中的信息服务渠道 , 如馆际互借 、文献传递等 。

此外 ,在做好馆内服务的同时 ,通过图书馆网站 论坛 、留言本 ,及时与读者交流 ,反馈读者信息 ,改进 服务工作 ,建立全面的计算机管理系统 ,运用网络资 源 、馆藏数据库为读者提供现代化的服务 。计算机 管理系统还可自动地进行各种图书馆业务统计分析工作 、馆藏文献检索工作等 ,也使图书馆工作效率得 到充分提高 。

2 　标准化

目前许多图书馆管理集成系统投入运行 , 但是 由于所选模式 、软件语言和内部数据的多样化 ,从而 给图书馆内部网络与外界信息网络进行书目数据检 索和交换带来了障碍 。图书馆管理集成系统的功能应起到规范图书馆业务的作用 : 数据的传入 、录入 、 输出等应标准化 ;对书刊数据应规范控制 ,如人名规 范控制 、主题词规范控制 。系统应按标准的业务工 作流程设计 ,其应用软件能使各项图书馆业务工作 达到标准化和规范化。总之 , 要使图书馆内部网络 为外界信息网络提供资源共享 , 首先必须在系统设 计中考虑标准化和规范化 , 主要包括书目信息描述 的标准化 、书目信息检索标准化和书目信息交换的 标准化 在图书馆计算机管理系统中 , 其管理对象 ———

文献数据是独立于应用软件之外 , 而需单独存贮利 用的 。实际上 ,在图书馆各项业务管理中 ,总是需要 重复汇总处理单一的 、大量的能够揭示与反映文献 内容与形成特征的文献数据信息 。如一篇文献或一 本图书的题名与责任者项 ,在采访业务的选购卡中 , 在登记业务的财产帐上 , 在编目业务所着录的各种 款目里都需要进行反映 。这种同一文献数据信息在图书馆不同业务管理部门之间重复处理的现象 , 是 造成传统图书馆管理效率低下的一个重要原因 。而采用计算机进行图书馆业务工作的控制与管理 , 可 以避免上述情况 ,从而达到文件数据一次输入 、多次 输出的目的 ,使文献数据在图书馆各个业务部门之 间充分实现数据共享 。数据共享要求在图书馆计算 机管理系统中所存贮的各文献数据库的结构要合 理 、统一和标准 ,要求各个记录所列文献数据的属性多 、冗余度小 、独立性强 、共享性高 。这样 ,系统就不 可避免地要求所录入存贮的文献数据信息详尽 、准确 。另一方面 ,观察文献的利用状况 ,我们不难发现 其新陈代谢有急有缓 , 各学科文献老化的程度与速 度参差不齐 ,因此 ,图书馆计算机管理系统中数据库 里的文献数据是动态的组合 。为减少系统中不断增 加的冗余文献信息 ,保证系统文献数据的准确安全 , 使系统文献数据的管理与利用更为迅速方便 , 系统 必须具备对文献信息进行追加 、修改 、显示 、查询及 删除等维护更新的辅助处理能力 。在这种情况下 , 图书馆的工作和服务方式将产生根本性的变化 。总 之 ,图书馆管理集成系统要做到通过网络实现联机 采购 、联机编目 、联机检索 、联机馆际互借等高层次 的资源共享 。

4 　系统程序模块的功能单一 , 并具有 较高的通用性

设计图书馆计算机管理系统时应将图书馆各项 业务管理流程作为一个有机的整体来考虑 , 并依据 图书馆对文献处理的业务工作流程来建立整个系统的层次关系 。同时考虑到由于需求变化而产生系统开发和系统运行时的修改变动 , 图书馆计算机管理 系统中各主要功能的设计应采用模块化的方法 , 每 一模块实现某一特定的功能 ,每个模块必须满足单 一入口和单一出口的要求 ,系统的全部应用软件程的功能单一 ,其间的逻辑关系分明 ,使整个系统应用

软件的程序模块功能便于扩充 、修改 、裁剪和移植 。 在系统应用软件程序模块功能单一的基础上 , 还需注意提高其通用性 ,使系统中相同的处理功能 均由同一模块实现 ,以节约有效的存贮空间 ,提高系 统运行的效率 ,决不能因为系统纵向层次结构的隶属关系不同而对一些相同的功能进行重复设计 。

5 　非过程化程度高

系统的非过程化的程度越低 , 系统软件程序设 计的功能就愈容易实现 ,而系统用户掌握与学习使 用就愈加困难 。由于图书馆计算机管理系统的用户多是非计算机专业人员 ,因此要求系统的非过程化 程度要高 。同时 ,为确保系统的功能不至于因系统 非过程化程度的提高而有所减弱 , 系统必须提供诸 如醒目的文献数据信息的输入输出格式 、标准化的 数据结构字段 、快速准确的查询统计 、自动生成索引文件及数据文件备份等辅助处理功能 , 以及系统对 容易引起用户误操作的处理过程设置的提高与保护 功能 ,从而使图书馆计算机管理系统的用户易于学 习和掌握 ,达到操作简单 、使用灵活的目的 。

6 　建立 O PAC系统

在图书馆实现自动化后 , 让读者拥有最快最方 便的检索手段 、最易用的用户界面 ———灵活实用的 O PAC (联机公共检索目录 )系统 。网络技术的发展 , 使图书馆摆脱了传统的服务方式 , 走向新一代的图 书馆 ———“电子图书馆 ”、“虚拟图书馆 ”、“网络图书 馆 ”。采用 O PAC (联机公共检索目录 ) 系统之后 ,不 仅使查询过程显得快捷方便 ,能及时知晓该书的馆

到极大延伸 。

另外 ,读者将不受地点限制 ,上网就可访问和使 用世界各国的图书馆 。因此 , 图书馆管理集成系统 必须建立 W eb界面的 O PAC系统 。

随着信息技术的不断发展 , 图书管理系统达到 论述的要求不存在技术问题 ,就一个系统的开发团 队来说 ,开发出一个独立先进的系统并不困难 ,但系 统的先进性基本上是与投入成正比 , 图书馆购买使 用系统的成本也就越高 , 所以开发者应对系统进行 灵活性设计 ,即能够根据图书馆的实际情况灵活更 改 ,增加模块 。图书馆根据本馆的实际情况 ,从系统 的性能 ,费用等方面 , 选择合适自己的系统 , 使计算 机管理系统因地制宜地在图书馆发展中充分地发挥 作用 。

参考文献

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