ISO9000标准下的干部档案管理模式

引言

ISO9000标准是国际标准化组织制定的质量管理和质量保证国际标准。在高职办学过程中，其首要遵循的原则就是以顾客（学生）为关注焦点，其次就是领导作用。由此可见，干部人事档案的管理，是高职院校管理工作的核心内容之一，在办学管理过程中具有举足轻重的地位和作用。

1引入ISO9000标准管理档案的必要性

近年来，随着干部人事制度及高职办学改革的不断深入,人才的竞争择优和正常的流动机制正在形成，高职教育的发展，行业认可是其生命线。只有增强质量管理和质量保证意识，运用科学发展观思想，加强学院内涵建设，才能赢得行业的认可和自身更大的发展空间。引入ISO9000质量管理体系，就是构建内部质量管理平台，更新学院的质量管理观念，使质量管理从经验型、粗放型逐步向规范化、科学化、人本化发展，做到决策科学化、工作规范化、改进制度化、服务自觉化。然而，目前的传统干部档案管理仍然存在着不足之处。

1.1传统档案材料的真实性。

材料真实是干部档案存在的前提，是发挥其有效作用的基础。当前的档案材料在审查时往往把关不严，缺乏过程管理意识，导致责任承担不明，几经波折的档案资料往往受人质疑，严重影响了广大干部的工作积极性，也使档案材料的信服力及其价值受到质疑。

1.2档案价值的充分发挥

在传统的人事管理模式上，干部档案往往以个人履历为主，而能够反映教职工个人素质、工作能力、技术特长、业绩变化的各种培训、进修等方面的材料则少之又少，普遍存在档案管理不完善、规章制度不健全等问题。这直接导致干部档案可用性不足，档案价值不能得到充分发挥。

1.3档案材料的时效性

从微观意义上来看，干部档案都是一个信息集合体，包括个人素质、工作能力、技术特长等原始信息记录，可以为组织人事部门系统地考察个人的“德勤绩能效”提供参考依据,及时分析个人性格及能力特点，为客观公正地选拔和使用干部提供重要的信息支持。从宏观角度来看，整个单位或地区所有的干部人事档案信息，综合起来就是一个人力资源信息库。它能使组织准确、及时地掌握人才队伍的数量、质量、结构、分布等重要数据信息，提高人才宏观管理水平，为制定人才引进计划和发展规划，促进人才资源合理配置提供及时的宏观信息支持。

ISO9000标准在高校干部档案管理中的可行性

2.1理论层面的指导性

ISO9000质量标准是国际标准化组织颁布的关于质量管理和质量保证方面的系列标准，已被近100多个国家和地区等同或等效采用，我国自1988年等效采用该标准，1992年改为等同采用。因此，将ISO9000质量管理体系引入高校干部档案管理工作中，可为干部管理工作的科学化提供很好的操作平台。通过干部档案管理，促使高职院校各方面的工作形成一个有机整体，实现高校人才资源的高效率和高可用性。

2.2实践层面的可行性

ISO9000质量管理模式是在全面质量管理理论和实践基础上发展起来的质量管理新模式，其核心精神是把质量管理从传统的强调对结果（产品）的评估转变为重视对过程实施的控制。目标管理体系是只作宏观目标（如质量方针、质量目标）的制约，强调的是要达到的目标，而过程管理体系是基于达到质量目标的微观过程的控制，强调的是过程。因此，过程管理是对形成最终结果（产品）的全过程实施过程控制，对影响质量的各个环节进行监测、纠错、反馈、修正，增加管理的透明度，消除由于管理上的无序而滋生的生产力效率低下，保障管理的计划性、落实性和有效性，以确保所有过程质量管理均在严格的监控之下进行。因此，高职院通过档案管理可使各方面的工作形成一个有机整体，充分发挥高职院校“双师”型人才资源优势，更好地服务于地方经济发展。

ISO9000标准下的干部档案管理方式

3.1分级保管

对ISO9000标准下高校人事部门的档案管理，要遵循文件的整理原则，即遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。ISO9000标准档案管理活动，也是按人力资源管理规律进行的。在日常的教学活动及行政办公过程中形成了种类多、数量大的教学文件与工作记录，对于能反映教工个人素质、工作能力、技术特长等档案文件、考察性的访谈记录和认证性的记录，要区别它们的价值，分别整理、归档保管，其最终目的是便于组织人事部门系统地考察个人的“德勤绩能效”，更好地为客观公正地选拔和使用干部提供重要的信息支持。

3.2分阶段归档

高校从申请贯彻ISO9000标准，到通过认证，至证书有效期满，形成的档案来自三个阶段：第一阶段的认证档案材料来自高校人事组织部门从开始申请到签定合同所形成的文件档案；第二阶段的认证档案材料来自认证机构的审核人员根据审核工作程序，对高校人事组织部门进行现场审核，通过认证所形成的档案材料；第三阶段的档案材料来自高校人事组织部门获得认证书后，根据国际有关规定，在证书有效期内，认证机构的审核人员每年度所进行的监督检查及复审、再复审所形成的档案材料。从申请到通过认证的时间长短不定，获证以后审核人员进行再次监督检查的时间一般为一年次，但具体时间也要根据实际情况来确定。因此，要加强对认证档案材料的管理工作，就必须要求认证部门的工作人员将每次审核的认证档案分阶段及时归档。

3.3其他工作和访谈记录的分阶段归档

ISO9000标准下的高校工作、访谈记录的形成，也是按照高职办学特点及教学管理规律，在教学管理活动中产生的,一般以学期、学年进行整理归档。为了确保ISO9000标准下干部档案齐全和完整，要建立一定的工作体制，加强对认证部门档案工作的领导和指导，并要在认证部门专设一名档案管理人员。进行认证的高校人事组织部门要将干部档案工作纳入计划管理制度和部门有关人员职责范围之中，使认证工作一开始就与建立认证档案工作同步进行。档案管理人员根据高校本部门审核情况，随时收集认证文件材料，将认证主要材料及时向人事组织部门归档，并指导、检查本部门其他人员对工作、访谈记录的整理以及在本部门保存。

4引入ISO9000质量管理体系的实施过程

在高校干部档案管理工作中推行过程管理体系本身就是一项复杂的系统工程，但这项工程一旦建立起来，其受益者是师生、学校和整个社会。高校干部档案工作中引入ISO9000质量管理体系的实施过程的关键环节涉及到编制质量管理体系文件，这是进行质量管理和质量控制的立法工作，因此，干部档案工作质量管理体系文件既要符合标准要求，又要适合高校人事工作实际，便于操作和检查。编写高校干部档案管理工作质量管理体系文件是一项极其重要的基础性工作，它关系到今后体系运行的符合性和有效性程度。ISO9000质量管理体系使用的文件类型包括质量方针和质量目标、质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录等。按照其具体要求，高校人事工作质量管理体系应由四个层次的文件所构成。

4.1干部工作质量手册

干部工作质量手册是规定高校人事工作质量管理体系的重要文件，是质量管理体系文件的重要组成部分。按照质量管理原则，高校干部工作质量手册可以是各类人事工作管理文件的汇编，也可以按ISO9000编制为一本独立的干部工作质量保证手册。其相应的要素包括质量体系、管理职责、资源管理、产品实现以及持续改进。在上述要素控制的过程中，要注意统计技术的应用。高校干部工作质量手册的建立应适合于高校人事组织工作的目的，包括满足干部竞聘工作的要求，干部工作持续改进的承诺，在此基础上建立的质量方针，以及逐层制定、可测量、与质量方针一致并且满足质量要求的质量目标。

4.2干部工作程序文件

质量管理体系中的程序文件是为体系中某项活动或过程规定的运行途径，是引用程序文件质量手册的支持性文件,是为体系中某项活动或过程所规定的运行途径所进行的规定。其基本要素为6个形成文件的程序：文件控制程序、记录控制程序、内部审核程序、不合格品控制程序、纠正措施控制程序以及预防措施控制程序。干部工作程序文件的形成过程应遵循质量管理模式的科学性，同时也要考虑到组织工作的复杂性和方向性。

4.3干部工作作业指导书

作业指导书是质量管理体系中作业文件的代表，是为指导某个具体活动或程序运行时所需步骤方法等细节性描述的可操作性文件。高校干部工作作业指导书是对组织工作相关程序文件的支持和对其中某一过程的细化，是对程序文件的一种补充，其制定应本着使高校人事工作有章可循的目的。

4.4干部工作记录

干部工作记录是质量管理体系文件中的一种特殊类型,是阐明质量管理体系所取得的结果或提供质量管理体系所完成活动的证据文件。由于组织工作的重要性，高校干部工作记录应依照遵从标准要求，覆盖标准要求，结合高校组织工作的实际情况，如实反映和体现体系的动作过程，并确保记录的运作和填写符合要求。

5结语

本文从理论与实践两个方面分别分析了IS09000标准在教学管理上运用的可行性，阐述了在IS09000标准下的高校干部档案管理方式，为高校在IS09000标准下的干部档案的管理提供了一定的借鉴。同时，完善的IS09000标准下的干部档案管理，对高校的教育教学以及人力资源管理的提升,使高校干部人事档案管理向“人才”管理的模式拓展，可以起到促进作用。

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