管理者的时间管理
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这篇应该算作时间管理的文章,但是个人更倾向于“管理者的时间管理”内容,之前写过这个方面的一篇文章,今天突然想到,碰巧有点时间,再写一篇吧,不过时间有些紧,可能不会有太多修改的时间。
在管理者的日常时间消耗上,存在很多的方面,也有很多种分类方式,本文我们选择一种简单的分类方式:日常工作和长远规划项目。
日常工作:可以被认为是短期任务,这类任务如果按照四象限法则来划分,大多应该属于不重要而紧急,甚至是不重要也不紧急的,但是随着时间的推移,它们往往转变为重要而紧急的任务,当然,应该说这类任务在没有被认真分析之前,大多被人认为是“紧急”的!
长期规划项目:这类项目是管理者可以发挥其自身能量的重要部分,很多工作必须按此方向去做才能够取得长远的成果。
但是,当我们真的身处忙碌之中时,往往很难分清两者之间的区别。从我管理现在这个部分的工作,已经大概9个月的时间了,在这段时间里,个人自信完成了其他人可能需要消耗2、3年才能完成的工作,长期规划项目也已经进展大半,仅剩余部分收尾工作正在进行中。但恰恰在这样的时刻,大家的精神有所放松,长期规划项目有暂缓的情况出现。
最近两个月,手头的事情实在太多,太杂,基本上每个工作说起来都很简单,但是真的要做,每一个project都要消耗半天、一天,最少也要2、3个小时,之前我有点想法就是用一段时间理顺一下手头工作,暂时将长期规划项缓步推进,处理完日常内容之后再来处理长期项目。
但事实上,很简单的结果:手头工作永远没完!长期项目工作停滞!
因此,个人得出在时间管理上的结论:
1、消耗时间较长的Projects可以暂时搁置:因为我们的时间精力有限,不可能同时做几个稍大的projects,而且同时来做效果也未必好。就像我不可能同时开展两个方面的主题阅读,这只会取得糟糕的效果,而且拖长两个projects的时间消耗,最终可能只能是不了了之。
2、虽然某些projects可以被搁置,但是要随时保证至少有一个稍大的project在进行中:其实个人认为随时确保进展的project应该至少大于3个,这是我们可以承受的忙碌,虽然很有些累,但是确确实实可以承受。一旦我们将所有长期project全部搁置,告诉自己,我要用一周的时间完成手头所有零散的projects,之后再处理大型的projects,我想说的是:结果只能是,零散任务并没有完成,长期任务也被搁置!
最近和几个企业老板聊天,他们大多身处传统行业,这个行业中的企业积累时期较长,甚至一年几百万、几千万的销售额也只是保持着初级阶段,因为大型企业的技术壁垒、品牌壁垒、市场壁垒已经在那里,很难打破,他们在愁很多工作没有办法开展。但是,他们提到的一个东西引起我的警觉:我们不是不想做管理,不是不想用自己的思路和企业文化来要求员工,不是不想做很多事情,但是,现在我没有办法做,我现在要做的是生存,是吃饱饭,然后才是温饱问题!
我没有经历过这样痛苦的阶段,也没有坐上他们的位置,所以我可能永远没有办法真正体会到他们的难处和痛苦,更加无法确定自己的思路幼稚。但是我对他们的建议只有一个:虽然现在很多project无法推进,但是是否尝试着将project分解一下,分解成小的actions,然后尝试的做一些actions,不需要太复杂,现在所需要做的只是埋下种子,同时,确保这个长远project在推进中,仅此而已!
我不是说建议他们现在就去搞大规模的员工培训,也不是现在就去做大规模的企业宣传,更加不是现在就搞轰轰烈烈的企业文化建设,而是做一些“小事”,很小很小的事:身为总经理,你希望要怎样的企业文化(我深信一家企业的文化印着很深的企业创始人的印记),你需要如何做到以身作则,你在日常工作中应该如何去做?只要这一点点——如果您希望改变企业文化的话。我需要培养怎样的客户群,谁是企业长远的客户,我现在是否能够比过去做得更多一点?哪怕只有一点点!公司要依靠人管理?制度管理?原则管理?那些东西是我们现在就应该着手完善的?哪些是现在就可以立刻去做的?哪怕只有一点点!
我不喜欢做“大事”,尤其现在在我本职岗位上,因为我发现大家都喜欢做大事,都喜欢做得轰轰烈烈,好像不搞得全公司那个人安宁了,他就没有尽到责任一般!这只能是在浪费公司员工最宝贵的资源:时间和精力!
我不喜欢控制,划出一条确切的线,让下属,让其他人去走,我相信只要提供了合适的规则,提供了合适的环境,企业文化、公司氛围、员工自主性会自动产生!
我不喜欢暂时搁置,虽然我必须如此,但是我知道这些被搁置的projects只是暂时的,绝不是永远!如果是永远,不如现在就删掉!如果5年后我需要做一个project,我可能不会立刻投入大量精力去思考和研究,但是我至少要确保现在我的TO Do List里面包含至少一项这个project所下属的Actions分支!因为,我知道,我现在就要去做,如果我现在不做,可能五年、十年以后都永远不可能去做!