如何打通企业移动协同与管理的任督二脉

 无论企业或个人，“沟通”永远是最重要的一件事，随着智能型手机与平板计算机的普及，企业移动化服务与营运模式的改变来势汹汹，各式便利的云端应用服务也如雨后春笋般相继推出，除了大幅改变过去与消费者沟通的模式之外，也有效提升了企业内沟通管理的便利与效率，但企业在进行移动策略布局前，仍有诸多事前规划与准备工作需审慎思考。

免费的最贵

免费移动通讯APP的普及促使人际沟通更快速便利又有效率，但企业内部在享受此沟通便利性的同时，却也因其”局限性”而造成难以掌控的局面;一般来说，免费移动通讯APP不适合用来谈论公事的主要原因有以下几点：

1. 管理议题 - 移动派主管们已逐渐习惯用免费移动通讯APP指派工作，但往往后续进度无人追踪难以掌握，且无适当管理工具立即移动分工，此外，组织内部移动沟通虽有其必要性，但成员间若以此类APP谈论私事恐影响工作效率及组织文化。

2. 资安问题 - 组织成员无法有效统一由后台管理，包含权限及帐密管理等问题，且机密数据无法备份或控管，在在都增加了企业营运的风险与危机。

3. 客户关系 - 除了手机和E-mail之外，愈来愈多业务人员尝试以免费移动通讯APP来扩大和客户间的沟通并建立私人情谊，但往往随着业务人员的异动，客户名单及营销交谈纪录也随之出走，直接侵蚀企业营收获利。

4. 整合扩充 - 企业内部若有高阶信息系统的移动化需求(如商业智能分析工具BI或实时业绩回报系统POS等)，往往无法与现有的免费移动通讯APP整合以发挥管理综效，且企业内部未来若导入多个移动应用服务APP，彼此间也无法整合串接。

也因此，愈来愈多企业开始正视内部自建移动沟通平台的必要性，不但避掉了过去使用免费移动通讯APP的风险，更能积极地享受到移动化管理后所带来的诸多好处：

1. 管理综效 – 有效提升组织生产力并能立即移动派工(Assign Task)，移动派主管们过去在免费移动通讯APP上所发出”立即、简要”的工作任务讯息，组织成员们不但能在第一时间接收到讯息，还能立即轻松做出任务分工、横向沟通、进度回报及到期提醒等适度管理工作，且讯息内容和档案能自动整理分类并备份，日后还可依关键词查找。

2. 信息安全 – 所有成员的账号密码、权限控管、讯息/档案的发布与回收均由后台统一管理，所有纪录都保存在服务器内，数据传输过程加密，即便被截取也无法破解读取。

3. 多元营销/节省成本 – 除内部成员沟通管理工具外，还能延伸做为与客户间的沟通营销及客服工具，并将客户名单和沟通纪录完整保留在企业内部，深耕客户关系;另外还可整合企业节费电话(VoIP)大幅降低通讯费用。

4. 可扩充性 – 企业不会只有一个APP，因此无论是整合既有高阶系统的移动应用，或是串接其他APP服务，最基础重要的一件事情就是先将”人”(组织成员/客户)串联起来集中管理，未来不论延伸任何移动应用都能轻而易举。

信息安全与便利弹性不再是对立面

然而市场上各式移动应用产品与服务的公司琳琅满目，”企业在评估时应以如何才能满足全方位需求为最大考虑”宇轩数字资深业务经理朱庭瑶强调，宇轩数字能针对客户需求做出完整规划，除了企业首重的资安考虑外，更颠覆过去PC时代的旧思维，善用云端服务的便利及移动设备亲民的特性，彻底发挥组织管理综效和多元营销优势，部分功能亦可快速导入并具高度客制化弹性及整合服务，在考虑信息安全的前提下还能兼顾用户便利及系统弹性，为企业客户提早做好移动化布局的准备工作以抢食移动商机大饼。